公司的日常業(yè)務(wù)與辦公過程中的信息很多時候，都需要用到各類電子圖紙文檔。隨著近年無紙化辦公的快速發(fā)展，電子文檔已成為公司最重要的信息載體之一。企業(yè)在發(fā)展初級階段，其電子文件管理的方式基本上都是粗放式的，即大量的企業(yè)關(guān)鍵文件分散存儲在各部門的服務(wù)器或者員工PC上。隨著企業(yè)經(jīng)營規(guī)模的慢慢擴大，文檔的數(shù)量已經(jīng)越來越多,企業(yè)各部門各員工間溝通的快速增長，企業(yè)員工在借助電子文件提高辦公處理事物效率的同時，也將面臨日益繁重的電子文件管理工作。

目前公司的信息系統(tǒng)已具備一定規(guī)模，擁有OA、檔案管理等多套信息系統(tǒng)。

目前公司的電子文件主要來源于以下方面：

A、員工撰寫的電子文件，如各種報表、記錄、合同等；

B、通過傳真機、掃描儀、研發(fā)設(shè)備產(chǎn)生的電子文件。

C、從網(wǎng)絡(luò)下載的電子資料或客戶發(fā)送的電子文件；

目前電子文件主要存儲方式有：

A、員工自行存儲電子文件，保存在硬盤、網(wǎng)絡(luò)空間、U盤、郵件附件中；

B、使用部門共享文件夾來存儲電子文件；

C、部分文件存儲在OA、檔案系統(tǒng)等信息系統(tǒng)中；

D、連接傳真、掃描等設(shè)備的電腦中；

E、歷史文件存儲在歸檔光盤或其他存儲設(shè)備中。

由于各電子文件分散存儲，沒有統(tǒng)一的存儲集中和管理方式，隨著應(yīng)用的不斷升級和數(shù)據(jù)量的增加，已經(jīng)面臨以下問題：

•電子文件查找與訪問方面

辦公文件分散在各員工電腦中，即不利于查找，也無法有效利用。需要使用文件時經(jīng)常需要其他同事通過email、QQ等方式傳遞給用戶，影響辦公效率不說，緊急情況下，如果對應(yīng)配合的員工不在公司則將導(dǎo)致文件無法調(diào)用。

各部門使用共享服務(wù)器存儲文件時，跨部門/分公司的用戶使用文件依然不方便，如果不在同一辦公地點，則無法訪問服務(wù)器，且訪問不同部門的文檔需要切換服務(wù)器。

•電子文件管理方面

公司電子文件版本混亂,由于員工經(jīng)常自己傳遞文件，而其中一位同事修改文件后，又可能沒有及時通知到所有用戶，因此可能存在不同員工電腦中的公司制度，銷售資料，產(chǎn)品資料等電子文件版本內(nèi)容不一致。

文件有效性無法確定，員工使用文件時只能口頭詢問的方式確認(rèn)電子文件是否有效。至于其中的數(shù)據(jù)有沒有相關(guān)負(fù)責(zé)人審核，文件內(nèi)容有沒有領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，文件有沒有在傳遞過程被誤改，文件是否作廢等信息無法得到有效的途徑確定。

IT部門進行文件備份操作不方便，由于文件存儲的方式多，存儲分散，IT部門在進行公司文件備份時操作相當(dāng)麻煩。

•電子文件安全方面

電子文件存檔不全，由于電子文件容易因為誤刪、硬件損壞等各種因素導(dǎo)致文件丟失與損壞，因此如果沒有公司統(tǒng)一的備份管理，公司員工經(jīng)常發(fā)現(xiàn)在需要使用時，經(jīng)常發(fā)現(xiàn)幾年前的客戶來往文件、研究筆記等電子文件已經(jīng)找不到了。

重要電子文件容易被員工批量復(fù)制帶出公司使用，由于大多員工沒有電子文件安全管控意識以及電子文件本身的易復(fù)制的特性，非法員工很容易就可以將非工作需要的公司的重要文件也收集到自己電腦中，并通過U盤帶走，從而在一定程度上給公司造成損失。

上述面臨的問題，使得引入公司統(tǒng)一的電子文件管理平臺對電子文件進行集中存儲和管控變得非常必要和迫切。

1.2建設(shè)目標(biāo)

結(jié)合現(xiàn)有公司狀態(tài)與目前信息系統(tǒng)的現(xiàn)狀，在充分考慮未來業(yè)務(wù)發(fā)展需要，我們需要將公司文件信息平臺建設(shè)成統(tǒng)一管理、可擴展、可持續(xù)發(fā)展的系統(tǒng)，為公司提供統(tǒng)一的文檔存取服務(wù),來滿足公司飛速發(fā)展的需要。

１、圖紙文檔集中存儲

部署文檔集中存儲平臺，包括提供穩(wěn)定性好、性能高、安全有保障的網(wǎng)絡(luò)文件存儲服務(wù)，作為公司所有電子文件的整合平臺，將各個部門的服務(wù)器以及各員工自己管理的電子文件全部采集到平臺統(tǒng)一存儲到系統(tǒng)上來。

２、圖紙文檔權(quán)限分配

文件根據(jù)公司業(yè)務(wù)要求進行分類，并根據(jù)員工所在部門、崗位需求來劃分初始權(quán)限。做到即確保業(yè)務(wù)過程中可以正常使用文件同時對重要文件進行嚴(yán)格保護，確保重要的文件不允許未授權(quán)用戶瀏覽，重要資料普通情況下只允許授權(quán)用戶在線打開。

３、圖紙文檔追溯管理

用戶在系統(tǒng)中進行的所有文件操作都需要有記錄可以查詢并追溯，同時用戶對文件進行的操作都需要可逆，防止誤操作，因此用戶打開文件需要有日志，修改文件需要有歷史版本可供隨時查詢與回滾，員工刪除文件只允許邏輯刪除。

４、圖紙文檔安全管理

文件安全包括存儲安全與使用安全，存儲安全需要確保文件進入系統(tǒng)后不會丟失，包括文件物理存儲安全與數(shù)據(jù)的容災(zāi)備份。使用安全是確保用戶在使用文件的過程中最大程度上對文件內(nèi)容進行保護。

５、圖紙文件管理系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)的集成

文件作為公司重要的數(shù)據(jù)載體，公司其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)如OA系統(tǒng)中的文件通過對接使公司信息系統(tǒng)中的文件全部歸檔到統(tǒng)一的平臺中存儲，以便用戶在統(tǒng)一的平臺上即可使用公司所有的電子文件。

６、圖紙文檔管理系統(tǒng)高性能與可擴展性

文電子文件管理平臺的建設(shè)，主要體現(xiàn)在四個方面：文件存儲集中、備份集中、管理集中和使用集中。因此對系統(tǒng)的可靠性、處理能力、吞吐能力以及擴充擴展能力提出了較高的要求。

為保證業(yè)務(wù)應(yīng)用，必須具有高可靠性。采用相關(guān)的軟件技術(shù)如彩虹EDM圖紙文檔管理軟件提供較強的管理機制、控制手段、事故監(jiān)控和安全保密等技術(shù)措施，提高系統(tǒng)的安全可靠性。保證業(yè)務(wù)應(yīng)用不中斷，確保數(shù)據(jù)不丟失。

為適應(yīng)集團公司業(yè)務(wù)以及信息化技術(shù)的發(fā)展，在系統(tǒng)的性能、文件存儲的擴展、管理功能的改進、文件安全的提升等各方面都具備良好的擴展性。