非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)是企業(yè)多年的知識(shí)文化積累沉淀，譬如創(chuàng)新研發(fā)圖紙、客戶往來圖紙文檔資料、財(cái)務(wù)經(jīng)營(yíng)數(shù)據(jù)等是企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力體現(xiàn)。在企業(yè)日常工作中，我們經(jīng)常會(huì)遇到<硬盤破損、數(shù)據(jù)丟失、機(jī)密外泄、信息檢索困難、文件損壞、文檔版本多樣、編號(hào)混亂、信息共享滯后、流程繁冗、操作歷史不清等一系列情況，同時(shí)面臨員工離職跳槽，新員工交接，內(nèi)部員工泄密、飛單、干私活等一些企業(yè)管理棘手的問題，這些問題往往會(huì)造成企業(yè)工作執(zhí)行力不夠，溝通效率低下，企業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)泄密等，導(dǎo)致企業(yè)內(nèi)控管理困難、利潤(rùn)減少、以及造成企業(yè)不可估量的損失，影響企業(yè)的良性發(fā)展，成為企業(yè)文檔知識(shí)管理的十大隱患。

彩虹EDM圖紙文檔管理軟件經(jīng)過對(duì)多家企業(yè)的市場(chǎng)調(diào)研分析，總結(jié)出了企業(yè)運(yùn)營(yíng)中不可不知的十大文檔管理隱患。

1、難以做到文件統(tǒng)一備份

在企業(yè)中，幾乎人人一臺(tái)電腦，由成百上千的員工組成的企業(yè)，所產(chǎn)生的文檔數(shù)目非常龐大，其中就不乏很多對(duì)于企業(yè)而言非常重要的文檔。這些文檔若因某個(gè)電腦系統(tǒng)硬盤損壞或病毒感染導(dǎo)致丟失，其損失無法估量。為防止丟失，備份文件無疑是非常好的措施，但是，由于文件存儲(chǔ)分散，文件量極大，將所有電腦中的文件一個(gè)不落的定期逐一備份，是幾乎不可能完成的。

2、機(jī)密資料安全受到威脅

在接受調(diào)查的企業(yè)中，大多數(shù)管理者都認(rèn)為自己企業(yè)的文件需要加入嚴(yán)格的保密措施，但實(shí)際上并沒有多少企業(yè)將其付諸行動(dòng)。企業(yè)管理中員工離職、換崗等人員流動(dòng)現(xiàn)象十分常見，與公司有關(guān)的重要文件經(jīng)常出現(xiàn)被復(fù)制、刪除、外泄的情況，調(diào)查發(fā)現(xiàn)，85%的職員可以輕松的下載這些具有“競(jìng)爭(zhēng)力”的資料和信息，78%的資料外泄來源于企業(yè)內(nèi)部。員工離職后將公司商業(yè)機(jī)密文件拷貝帶走，再高價(jià)賣出給競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手，嚴(yán)重情況可能會(huì)給企業(yè)造成高達(dá)上千萬元的直接損失，間接損失更是不可計(jì)量。

3、文件查找困難

文件查找困難是企業(yè)中最常見的問題之一。企業(yè)運(yùn)營(yíng)中所產(chǎn)生文件量極大且存儲(chǔ)分散，忘記文件名或存儲(chǔ)位置的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。據(jù)相關(guān)調(diào)查，企業(yè)中平均每人每天在查找上浪費(fèi)的時(shí)間約為20分鐘，根據(jù)計(jì)算，那么每人每年有11天都是在查找，由幾十人，幾百人組成的企業(yè)浪費(fèi)的就是幾十甚至上百萬的支出，這些隱性支出大量吞噬者企業(yè)的利潤(rùn)，無形中增加了大量的成本。

4、紙質(zhì)文檔難儲(chǔ)存

現(xiàn)如今，還有很多企業(yè)仍停留在管理紙質(zhì)文檔的階段。一些公司雖然以電子文檔為主要信息載體，但傳閱或歸檔整理時(shí)仍然會(huì)大量使用辦公紙張。辦公紙張的浪費(fèi)已經(jīng)對(duì)環(huán)境造成了很大壓力。除此之外，紙質(zhì)文檔極難儲(chǔ)存，不僅需要占用大量的存放空間，并且非常容易腐爛發(fā)霉造成不可修復(fù)的損壞，并且完全無法檢索。任何環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題都會(huì)使得以前的信息資料流失，還要重新投入成本調(diào)研。由于無法檢索，只能翻箱倒柜逐個(gè)查找，造成了大量時(shí)間與材料的浪費(fèi)，不僅給企業(yè)帶來極大的困擾，還與時(shí)下“綠色辦公”理念相背離。

5、文檔版本混亂

在企業(yè)運(yùn)作過程中往往會(huì)產(chǎn)生數(shù)量龐大的文檔，每份文檔每天都要經(jīng)過大量工作人員的反復(fù)傳輸，包括如：合同、報(bào)價(jià)單、方案等重要文件，根本無法做到版本統(tǒng)一，版本混淆造成工作失誤在所難免。如簽合同時(shí)誤用了已作廢的合同原本;在進(jìn)行生產(chǎn)時(shí)，將原始的生產(chǎn)設(shè)計(jì)稿件當(dāng)做最新設(shè)計(jì)稿件，察覺后再重新生產(chǎn)，錯(cuò)誤批次產(chǎn)品作廢，浪費(fèi)了大量的生產(chǎn)原料，還延誤了貨品的發(fā)交期……這些情況往往導(dǎo)致企業(yè)利潤(rùn)不升反降，使企業(yè)蒙受巨大的經(jīng)濟(jì)損失。

6、文件難以流通、共享

大型企業(yè)內(nèi)部常有幾十個(gè)甚至幾百個(gè)部門及分公司，員工數(shù)量則更為龐大，同部門、項(xiàng)目組的人員之間，通常需要頻繁地交換、共享文件。如果企業(yè)沒有為自己的員工提供便利的文件共享手段，那么文件發(fā)送、更新將變得非常浪費(fèi)時(shí)間，文件檢索和電子檔案管理的難度很大，致使工作效率極為低下，成為企業(yè)信息化管理的瓶頸。

7、無法集中管理所有文件

隨著企業(yè)文件量成倍增長(zhǎng)，越來越多的文件散亂儲(chǔ)存在數(shù)十臺(tái)至數(shù)百臺(tái)電腦中，想要將所有的文件集中統(tǒng)一管理是根本無法實(shí)現(xiàn)的理想。每個(gè)員工的文件組織和命名習(xí)慣各不相同，哪些文件有價(jià)值，哪些沒價(jià)值，其他人很難知曉。這進(jìn)一步加重了文件的分散性。企業(yè)文件越是分散，可管理性就越差。如果管理者無法收集文件、無法統(tǒng)一規(guī)范，就難以組織和重用。在文件嚴(yán)重分散的企業(yè)中，員工離職、工作交接時(shí)，文件流失、知識(shí)斷層是常態(tài)。甚至往往會(huì)因?yàn)闆]時(shí)間交接，造成大量的知識(shí)文件不為人知，喪失價(jià)值。這些現(xiàn)象成為了絕大多數(shù)企業(yè)文檔管理方面的病灶。

8、審批速度緩慢

文件流轉(zhuǎn)過程控制也是企業(yè)文檔管理中難以控制的環(huán)節(jié)，企業(yè)每天都有數(shù)十份至數(shù)百份文件要審批流轉(zhuǎn)，只能逐個(gè)尋找審批人，經(jīng)常需要數(shù)月時(shí)間才能完成整個(gè)流程，想全部按時(shí)完成流轉(zhuǎn)過程是絕對(duì)無法實(shí)現(xiàn)的。據(jù)相關(guān)調(diào)查結(jié)果統(tǒng)計(jì)，企業(yè)遠(yuǎn)程管理和文件流轉(zhuǎn)的成本約占總成本的10%左右，文件流轉(zhuǎn)的過程十分繁冗并且效率低下，影響工作進(jìn)程，給企業(yè)帶來不必要的時(shí)間與成本的浪費(fèi)。工作效率低下成為了企業(yè)的通病。

9、無法記錄操作歷史

企業(yè)工作離不開文檔，成百上千個(gè)員工每時(shí)每刻都在對(duì)文檔進(jìn)行操作，每個(gè)員工對(duì)哪些文檔做過哪些操作根本無法記錄，工作失誤后責(zé)任相互推諉的現(xiàn)象嚴(yán)重。公司的機(jī)密文件遭到惡意篡改，但是查詢不到是誰做的，員工之間互相猜忌推卸責(zé)任，影響公司內(nèi)部團(tuán)結(jié);有時(shí)重要內(nèi)容被誤刪除，無法恢復(fù)至之前版本，造成重要信息的丟失，重新起草還要浪費(fèi)人力與時(shí)間成本，給公司帶來巨大的經(jīng)濟(jì)損失。

10、手動(dòng)編號(hào)費(fèi)時(shí)費(fèi)力

企業(yè)進(jìn)行文檔管理，給文件編號(hào)是必不可少的環(huán)節(jié)。通過文件編號(hào)可以節(jié)省很多查找文件的時(shí)間，并且能夠使文檔更具有條理性。但是企業(yè)文檔經(jīng)年積累成千上萬，根本無法做到對(duì)所有文檔進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)規(guī)范管理，重要文件如：合同、人事檔案等，常出現(xiàn)編號(hào)重復(fù)或錯(cuò)誤，造成文檔錯(cuò)認(rèn)混淆，嚴(yán)重影響工作。如與客戶簽訂合同時(shí)，由于文件編號(hào)混亂，誤將客戶的合同調(diào)換后交給對(duì)方，不僅影響了公司的信譽(yù)，同時(shí)還觸犯了合同中保密責(zé)任的相關(guān)條款，使公司蒙受經(jīng)濟(jì)損失，這種現(xiàn)象極為常見。

細(xì)數(shù)一下，企業(yè)中的文檔管理竟然隱藏著這么多的隱患，有沒有一款軟件系統(tǒng)能消除以上所有隱患呢？

當(dāng)然有！彩虹EDM圖紙文檔管理軟件主要面向研發(fā)制造企業(yè)、外貿(mào)商貿(mào)企業(yè)、設(shè)計(jì)院、集團(tuán)企業(yè)進(jìn)行圖紙管理、文檔管理、文件管理而研發(fā)的一款企業(yè)級(jí)圖紙文檔內(nèi)控安全管理的軟件。主要針對(duì)企業(yè)核心數(shù)據(jù)：產(chǎn)品圖紙、產(chǎn)品報(bào)價(jià)、產(chǎn)品配方、標(biāo)書、ISO文檔、商務(wù)合同等辦公文檔進(jìn)行強(qiáng)制集中服務(wù)器、客戶端“不落地”、權(quán)限目錄管理，企業(yè)所有圖紙文檔強(qiáng)制無盤集中，統(tǒng)一存儲(chǔ)統(tǒng)一備份，統(tǒng)一權(quán)限統(tǒng)一內(nèi)控，而研發(fā)設(shè)計(jì)的一套企業(yè)級(jí)圖紙文檔內(nèi)控安全管理軟件。