隨著企業(yè)規(guī)模的發(fā)展壯大，以及業(yè)務(wù)種類的多元化，其產(chǎn)生的文檔數(shù)量呈現(xiàn)出突飛猛進(jìn)的增長態(tài)勢，類型也越來越多。除日常辦公的Word、PPT、Excel以外，還包括圖片、音視頻以及一些高端制造業(yè)產(chǎn)生的專業(yè)格式的文件，如AutoCAD、pro/e、SolidWorks等。工作中，由于文件的使用場景不一樣，也會(huì)導(dǎo)至圖紙文件管理的側(cè)重點(diǎn)不一樣，如工程建筑類應(yīng)用場景中，設(shè)計(jì)人員是否能在線編輯對圖紙進(jìn)行修改，是否能高效同步給現(xiàn)場施工人員，施工人員又是否可以在線預(yù)覽就顯得尤為重要。

一、傳統(tǒng)圖紙文檔管理模式的缺點(diǎn)

作為企業(yè)的智力資產(chǎn)，文檔在維護(hù)業(yè)務(wù)合規(guī)、提供智力支持和參考指導(dǎo)方面作用突顯，企業(yè)對文檔管理和利用的需求也越來越高，需要專業(yè)的文檔管理平臺(tái)進(jìn)行支撐。

傳統(tǒng)的圖紙文件管理系統(tǒng)被用做通用存放的平臺(tái)，它與ERP、OA系統(tǒng)等生產(chǎn)型業(yè)務(wù)系統(tǒng)不一樣，需要企業(yè)用戶手動(dòng)將文件上傳并管理。這也就意味著，如果用戶不往內(nèi)容管理系統(tǒng)里面放文件，該系統(tǒng)就沒有數(shù)據(jù)來源。時(shí)間一長，該系統(tǒng)會(huì)形同虛設(shè)。此外，傳統(tǒng)的文件管理系統(tǒng)提供商為客戶提供的也多為一錘子買賣，實(shí)施結(jié)束以后，很難有辦法幫助客戶有效地把系統(tǒng)運(yùn)營起來。

二、初探基于工作流的文檔動(dòng)態(tài)管理

圖紙文件的使用可以分成兩個(gè)緯度，一個(gè)是通用的文檔使用需求，另一個(gè)則是場景化的業(yè)務(wù)使用需求。通用的文檔使用需求具有普適性，如文件的同步、文件的共享、文件的協(xié)同、文件版本的管理等比較輕的應(yīng)用場景。這里以文件的共享為例，文件的共享就是把文件先存儲(chǔ)起來，然后與企業(yè)內(nèi)部或外部人員進(jìn)行相互分享，這是一個(gè)基本的文件使用的需求，80%的企業(yè)都會(huì)用到，但它和具體的業(yè)務(wù)沒有很強(qiáng)的關(guān)聯(lián)性，所以只能算作一個(gè)基礎(chǔ)的應(yīng)用。帶有業(yè)務(wù)使用場景的需求則具有特殊業(yè)務(wù)針對性。如項(xiàng)目文件的管理中，階段性的項(xiàng)目文件歸檔，高端制造業(yè)中圖紙文件的在線預(yù)覽，產(chǎn)品研發(fā)過程中的缺陷管理，房地產(chǎn)行業(yè)的檔案合同管理等。那么，這些需求該如何滿足呢？

這里拿項(xiàng)目文件的管理舉例，大部分企業(yè)的生產(chǎn)型文檔都跟著項(xiàng)目走，從項(xiàng)目的前期研發(fā)到后期的銷售環(huán)節(jié)，整條線的每個(gè)節(jié)點(diǎn)都會(huì)產(chǎn)生文件，并且會(huì)對這些文件進(jìn)行歸檔，以便后期的查閱。傳統(tǒng)的管理方法中，項(xiàng)目歸檔員負(fù)責(zé)建立一個(gè)項(xiàng)目文件夾，并為該文件夾取名為“XX項(xiàng)目”，規(guī)范一點(diǎn)的做法可能會(huì)在這個(gè)名稱中帶上時(shí)間點(diǎn)，然后把與該項(xiàng)目相關(guān)的文件按照某種規(guī)范進(jìn)行歸檔。這種歸檔方法，除歸檔人員最清楚規(guī)范以外，項(xiàng)目其他人員要查找一個(gè)文件，會(huì)非常不便，除非他知道文件名，否則要查找的文件到底存放在哪個(gè)文件夾下面呢？這樣的查找依賴于文件夾命名是否規(guī)范，如果沒有標(biāo)準(zhǔn)的歸檔設(shè)計(jì)模型，讓歸檔員自己建立就無法起到歸檔的作用。

那么，如何才能解決這樣的問題呢？如果在文件使用中注入項(xiàng)目管理思維，用基于工作流的方式對文件進(jìn)行管理，把歸檔制度（體系）本身以項(xiàng)目的標(biāo)準(zhǔn)來建立，那么就能建立起一套標(biāo)準(zhǔn)。如在某個(gè)項(xiàng)目下面，以產(chǎn)品設(shè)計(jì)階段（設(shè)計(jì)文檔）、開發(fā)階段（開發(fā)階段的文檔）、測試階段（測試文件）對文件進(jìn)行歸檔，從用戶的角度來講，他看到的將不再是傳統(tǒng)的文件夾，而是一個(gè)一個(gè)的項(xiàng)目，從而在不同的項(xiàng)目階段對文件進(jìn)行查找。

圖紙文件是一個(gè)高頻操作的資源，文件的管理只有做到“合適的人在合適的情況下用到合適的文件”才有真實(shí)的價(jià)值意義。我們正在探索，我們的目標(biāo)是要把各種淺度和深度的場景逐漸覆蓋，用更加場景化的管理方式管理文件，提高文件的使用體驗(yàn)，同時(shí)也會(huì)更加地貼近用戶的業(yè)務(wù)邏輯。