隨著信息化社會(huì)的崛起，企業(yè)資料早已從紙質(zhì)版轉(zhuǎn)為電子版，文檔的管理卻絲毫沒(méi)有獲得解放，企業(yè)還是需要花費(fèi)大量的時(shí)間在資料的整理和歸檔上。文檔管理系統(tǒng)的盛行，打破了這種繁瑣的管理局面，作為企業(yè)重要的智力資產(chǎn)，電子圖紙文檔管理悄然地迎來(lái)了新生。

對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)，圖紙文檔管理系統(tǒng)，將為企業(yè)的電子文檔管理帶來(lái)怎樣的全新面貌呢？彩虹EDM圖紙文檔管理軟件能很好的解決以下問(wèn)題：

首先，確保電子圖紙文檔不丟失

傳統(tǒng)電子文檔管理，盡管利用電腦、硬盤(pán)等載體來(lái)對(duì)電子文檔進(jìn)行存儲(chǔ)，但是仍然出現(xiàn)存儲(chǔ)設(shè)備壞掉、文檔丟失的情況。更為重要的是，眾多的文檔可能是散落在不同的電腦和硬盤(pán)中，缺乏統(tǒng)一的存放和管理，容易造成資料的丟失。

其次，電子文檔存放有序，容易查找。在沒(méi)有上線文檔管理系統(tǒng)之前，海量的電子文檔查詢起來(lái)非常不方便，當(dāng)需要找一個(gè)文檔的時(shí)候，總是要在不同的存儲(chǔ)介質(zhì)上逐一翻查，非常影響企業(yè)的工作效率。

再次，圖紙文檔存放更加安全

相比傳統(tǒng)的文檔管理模式，電子文檔管理系統(tǒng)通過(guò)嚴(yán)密的權(quán)限設(shè)置來(lái)確保電子文檔的安全，設(shè)置不同人的不同權(quán)限，如有些人只可以查看，有些人既不可以查看也不能修改，加密技術(shù)更上一層樓，安全系數(shù)大大提升。

最后，圖紙文檔流轉(zhuǎn)更加高效

電子文檔，如一些合同、方案等，總免不了需要上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批，有時(shí)候還需要層層把關(guān)，多級(jí)審批，單純的線下傳遞文檔進(jìn)行審批，不僅傳遞耗費(fèi)時(shí)間，還有可能在傳遞過(guò)程中出現(xiàn)信息遺漏，使用電子文檔管理系統(tǒng)，所有的文檔審批均在系統(tǒng)中完成，高效又方便。

目前，市場(chǎng)上的文檔管理系統(tǒng)非常多，但是質(zhì)量參差不齊，魚(yú)目混珠的大有在。如何才能挑選到適合自己的文檔管理系統(tǒng)呢?小編建議可以從以下幾個(gè)方面考量：

1.支持圖紙版本管理

相比傳統(tǒng)紙質(zhì)文檔，電子文檔在修改上更加方便，但是也造成文檔原始性的丟失，同時(shí)每一次修改都是智慧的結(jié)晶，都非常具備有參考意義。選用的電子文檔管理系統(tǒng)，必須能夠支持版本管理，支持每一個(gè)文檔不同歷史版本的存放和查找。

2.自定義圖紙審批流程

由于性質(zhì)不同，企業(yè)中并不是每個(gè)文檔都遵循一樣的審批流程。電子文檔管理系統(tǒng)必須兼具靈活性，支持用戶按需自定義多個(gè)文檔審批流程，包括審批階段以及審批步驟等。

3.具備全圖紙文檔文檢索功能

有時(shí)候我們想查找一個(gè)文檔，愣是沒(méi)想起文檔的標(biāo)題，只是依稀記得文檔的部分內(nèi)容，此時(shí)若是通過(guò)一個(gè)個(gè)打開(kāi)文檔尋找，將是一項(xiàng)非常浩大的工程。選用的電子文檔管理系統(tǒng)要具備全文搜索功能，支持用戶通過(guò)全文檢索功能來(lái)查找所需的內(nèi)容。

4.協(xié)同高效、安全可靠

系統(tǒng)提供文檔級(jí)多人在線協(xié)同編輯；系統(tǒng)提供項(xiàng)目級(jí)多人協(xié)同工作；系統(tǒng)提供文檔評(píng)論、標(biāo)簽、分享等功能，滿足用戶文檔社交需求。