企業(yè)圖紙文檔文件共享，是提高企業(yè)辦公效率的重要手段。智能APP移動(dòng)辦公平臺(tái)的廣泛使用，使用文檔資料同步共享服務(wù)，只需在智能手機(jī)、平板電腦和其他移動(dòng)設(shè)備上就能完成圖檔在線(xiàn)查看、流程審批等辦公需求。

不斷積累的圖紙文檔數(shù)據(jù)，企業(yè)的文件共享方式跟不上信息化的步伐，導(dǎo)致企業(yè)內(nèi)部協(xié)作效率下降。彩虹圖紙文檔管理軟件讓企業(yè)實(shí)現(xiàn)文件共享，檢索、協(xié)作、審批等管理工功能。

企業(yè)圖紙文檔管理

文檔分享造成圖紙借閱管理主要原因，還是企業(yè)的管理者們?cè)诂F(xiàn)階段的管理?xiàng)l件，很難規(guī)范文檔的共享交流問(wèn)題。

雖然企業(yè)也會(huì)做一些管理方案，但員工可以隨意通過(guò)移動(dòng)設(shè)備、網(wǎng)盤(pán)、云存儲(chǔ)、社交媒體等多種方式，將文檔分享出去。就可能造成了員工外泄、病毒入侵，無(wú)法保證企業(yè)的數(shù)據(jù)安全。

該怎樣防范“分享風(fēng)險(xiǎn)”？

可以通過(guò)專(zhuān)業(yè)的管理軟件，對(duì)企業(yè)文檔進(jìn)行規(guī)范的管理，并配合企業(yè)的管理制度雙重管理，可從以下兩點(diǎn)著手：

制度方面：

制定文檔分享政策并加以宣傳貫徹，同時(shí)對(duì)員工進(jìn)行安全意識(shí)培訓(xùn)；對(duì)員工不安全的文檔分享行為進(jìn)行嚴(yán)格管控，采取強(qiáng)制執(zhí)行的措施，采取能威懾員工的獎(jiǎng)懲制度。

管理系統(tǒng)方面：

對(duì)企業(yè)所有可利用的圖紙文檔進(jìn)行統(tǒng)一集中規(guī)范管理，設(shè)置監(jiān)控工作流程，設(shè)置圖紙文檔文件的使用權(quán)限，對(duì)文件實(shí)行全生命周期管理，讓系統(tǒng)記錄下所有的操作記錄；管理都隨時(shí)把控文件的使用情況，讓文件在授權(quán)的情況下實(shí)現(xiàn)圖紙文檔的共享。