企業(yè)文檔資料在幾百份、上千份的時(shí)候，員工還是能夠清楚定位他想要的資料。當(dāng)文檔的數(shù)量積累到幾十萬(wàn)份，甚至更多的時(shí)候，用戶在檢索這些文檔就會(huì)遇到了困難，無(wú)法找到想要的東西，或者輸入主題詞后的文檔遠(yuǎn)遠(yuǎn)超出需求，猶如大海撈針。圖文檔管理軟件就可以解決這個(gè)問(wèn)題了，可以從以下幾個(gè)方法入手：

第一，增加檢索的便利性，可通過(guò)建立一套比較完備的命名規(guī)則來(lái)實(shí)現(xiàn)
電子圖紙文檔的命名是有講究的，如一篇文檔叫《通知》，光看這個(gè)標(biāo)題無(wú)法知道通知是什么關(guān)于什么內(nèi)容的，用戶無(wú)法知道文檔的核心內(nèi)容。因此用戶在創(chuàng)建文檔時(shí)應(yīng)按照統(tǒng)一規(guī)范的命名規(guī)則來(lái)創(chuàng)建文檔，使得用戶能夠通過(guò)文檔的標(biāo)題來(lái)快速檢索。

第二，通過(guò)關(guān)鍵詞、摘要等檢索到相應(yīng)的文檔
通過(guò)設(shè)定關(guān)鍵詞、摘要、正文中的目錄或一些核心信息，讓用戶通過(guò)關(guān)鍵詞、摘要等檢索到相應(yīng)的文檔。這對(duì)不少企業(yè)來(lái)講是個(gè)非常耗費(fèi)精力的一項(xiàng)工作。尤其是有些企業(yè)已經(jīng)運(yùn)作了十年乃至二十年，企業(yè)內(nèi)部積累的文檔數(shù)量非常龐大，要對(duì)每一篇文檔的關(guān)鍵詞等從文中摘出來(lái)是非常有難度的。建議挑選一些非常重點(diǎn)的，對(duì)企業(yè)非常關(guān)鍵的文檔挑選出來(lái)做關(guān)鍵詞、摘要等內(nèi)容的補(bǔ)充。對(duì)于大量的普通文檔就不需要做這樣的工作。

第三，通過(guò)“多維分類(lèi)檢索”定位文檔
企業(yè)可以通過(guò)更多不同緯度的分類(lèi)方式把文檔按照多個(gè)緯度來(lái)進(jìn)行分類(lèi)。在設(shè)置多維分類(lèi)屬性時(shí)有很多分類(lèi)方法，有一些對(duì)于任何企業(yè)都是適用的。比如所有企業(yè)都包含這樣的文檔：公司新聞、企業(yè)規(guī)章制度、會(huì)議紀(jì)要等?？梢酝ㄟ^(guò)分類(lèi)屬性的設(shè)置給這些文檔加一個(gè)標(biāo)簽。

彩虹企業(yè)圖紙管理軟件存在的優(yōu)勢(shì)

綜合文檔管理平臺(tái)面向政府機(jī)關(guān)及企事業(yè)單位，在設(shè)計(jì)上考慮了信息資源管理的發(fā)展趨勢(shì)，系統(tǒng)支持多種歸檔文件整理方式、跨庫(kù)檢索查詢等功能，并實(shí)現(xiàn)了與在線全文檢索、與ERP銜接、數(shù)據(jù)交換、圖形圖像處理、流文件瀏覽等技術(shù)的集成。

系統(tǒng)特點(diǎn)：
功能模塊布局合理、操作簡(jiǎn)單方便

系統(tǒng)按照文檔管理業(yè)務(wù)流程組織設(shè)計(jì)功能模塊，所有功能在同一個(gè)界面下顯示，文檔數(shù)據(jù)的結(jié)構(gòu)和操作一目了然，使用十分方便快捷。

實(shí)現(xiàn)文檔業(yè)務(wù)的全面管理
提供完整的信息收集、整理、歸檔、編研、統(tǒng)計(jì)、鑒定、撤銷(xiāo)、查閱、借閱、權(quán)限管理等全面自動(dòng)化管理。

系統(tǒng)安全可靠
通過(guò)對(duì)文檔數(shù)據(jù)、角色權(quán)限設(shè)置、明確各級(jí)人員閱檔(文)范圍。文檔數(shù)據(jù)可存儲(chǔ)在數(shù)據(jù)庫(kù)或文件服務(wù)器上。系統(tǒng)自動(dòng)保存海量數(shù)據(jù)測(cè)試結(jié)果，保證文檔數(shù)據(jù)安全、可靠。

支持多種電子文件格式的瀏覽和顯示
提供200多種圖形、圖像、文本和電子表格等不同文件格式的歸檔管理和現(xiàn)實(shí)功能。