企業(yè)在激烈的行業(yè)競(jìng)爭(zhēng)中更具競(jìng)爭(zhēng)力，做好企業(yè)管理占了很大的比重，而企業(yè)管理中的“重頭戲”就是圖文檔管理，圖文檔管理是企業(yè)管理中極為重要的環(huán)節(jié)。但是大多數(shù)企業(yè)在運(yùn)營(yíng)中，企業(yè)知識(shí)資產(chǎn)積累成為了棘手的問(wèn)題，因?yàn)槠髽I(yè)在圖紙文檔管理中有十大困難。

難題一：難以做到圖文檔統(tǒng)一備份

在企業(yè)不同的部門每天都會(huì)產(chǎn)生的圖紙文檔，日積月累所產(chǎn)生的圖文檔數(shù)量也是越來(lái)越多，為防止文件的丟失，通常都會(huì)對(duì)圖文檔進(jìn)行備份，但是圖文檔存儲(chǔ)分散在產(chǎn)同的部門、不同的員工存儲(chǔ)設(shè)備中，文件量極大，將所有電腦中的圖文檔一個(gè)不落的定期逐一備份，是幾乎不可能完成的。

難題二：重要的圖紙文檔安全得不到保障

許多的企業(yè)圖文檔缺少嚴(yán)格的保密措施。有時(shí)候有員工更替的時(shí)候，會(huì)出現(xiàn)公司有關(guān)的重要的圖紙或文件出現(xiàn)被復(fù)制、刪除、外泄的情況。因這些文件不論是相關(guān)還是不相關(guān)的人員都能直接拿來(lái)用，某些特殊情況下會(huì)的不良的人員，將公司商業(yè)機(jī)密文件拷貝帶走，再高價(jià)賣出給競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手，嚴(yán)重情況可能會(huì)給企業(yè)造成高達(dá)上千萬(wàn)元的直接損失，間接損失更是不可計(jì)量。

難題三：圖紙文檔查找效率低

圖文檔查找難一直是企業(yè)的困擾。前面說(shuō)到企業(yè)圖文檔存儲(chǔ)分散，忘記文件名或命名不規(guī)范。每天查找文件就需要花去大量的時(shí)間。辦公效率就會(huì)因此而降低很多，也在無(wú)形之中增加企業(yè)的成本。

難題四：紙質(zhì)圖文檔保存不便

由于企業(yè)一直沒(méi)能實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化管理。圖紙文檔的不斷堆積已經(jīng)對(duì)環(huán)境造成了很大壓力。與此同時(shí)紙質(zhì)圖文檔儲(chǔ)存需要占用大量的存放空間，還須做好防蟲(chóng)、防火、防濕等防護(hù)工作。這個(gè)傳統(tǒng)的管理方式查找可以說(shuō)是相當(dāng)麻煩。部分公司實(shí)現(xiàn)半電子電化管理，在傳閱或歸檔整理時(shí)仍然會(huì)大量使用辦公紙張。如果文件損壞還需重新制作，無(wú)形上占用了更多的企業(yè)人力、時(shí)間資源。

難題五：圖文檔版本混亂

圖紙文檔在企業(yè)傳輸過(guò)程、使用的過(guò)程中難免要對(duì)圖紙文檔進(jìn)行修改（包括如：合同、報(bào)價(jià)單、圖紙?jiān)O(shè)計(jì)構(gòu)造、方案等重要圖紙與文件），修改就會(huì)產(chǎn)生不同的版本，版本混淆造時(shí)常會(huì)出現(xiàn)用錯(cuò)版本的情況出現(xiàn)，造成工作失誤，釀成不可估量的后果。比如：生產(chǎn)時(shí)用錯(cuò)上一個(gè)版本的圖紙，造成的后果是不可逆的，浪費(fèi)了大量的生產(chǎn)原料，還延誤了貨品的發(fā)交期。那么企業(yè)的經(jīng)濟(jì)損失將是巨大的。

難題六：圖紙文件難以實(shí)現(xiàn)有效共享

企業(yè)分為不同的部門，而各個(gè)部門、項(xiàng)目組的人員之間，通常需要頻繁地交換、共享圖紙和文件。即便圖紙文檔都放在企業(yè)內(nèi)部共享盤里，圖紙文檔檢索、管理的難度也很大，更另說(shuō)圖紙分散的情況了，另外外出辦公的時(shí)候需要用到某圖紙文檔的時(shí)候，上傳下載的速度慢也是很煩人，而且傳輸安全得不到保障。

難題七：所有圖紙文件集中管理難

由于工作需要圖紙會(huì)在不同的電腦中產(chǎn)生和使用，每個(gè)員工的圖紙文件組織和命名習(xí)慣各不相同，哪些是重要的文件，哪些是無(wú)關(guān)的文件，都要查看整理。管理十分麻煩，企業(yè)圖紙文件得不到統(tǒng)一規(guī)范，就難以組織和重用。那么這些重要的文件也就喪失其價(jià)值。

難題八：圖紙文檔審批效率低

在企業(yè)的工作日常中圖紙文件流轉(zhuǎn)需要走流程，如果審批需要經(jīng)過(guò)不同的多個(gè)部門時(shí)，需要逐個(gè)轉(zhuǎn)遞不同的審批人，但這往往需要很長(zhǎng)的一段時(shí)間才能完成整個(gè)流程，企業(yè)遠(yuǎn)程管理和圖紙文件流轉(zhuǎn)的成本約占總成本的10％左右，圖紙文件流轉(zhuǎn)的過(guò)程十分繁冗并且效率低下，影響工作進(jìn)程，給企業(yè)帶來(lái)不必要的時(shí)間與成本的浪費(fèi)。

難題九：圖紙文檔的變更歷史追溯困難

前面說(shuō)到圖紙文檔的修改產(chǎn)生不同的版本，有時(shí)重要內(nèi)容被誤刪除，無(wú)法恢復(fù)至之前版本，但是這些圖文檔由哪些人做過(guò)哪些操作都沒(méi)有記錄，工作失誤后責(zé)任相互推諉的現(xiàn)象嚴(yán)重。造成重要信息的丟失，重新起草還要浪費(fèi)人力與時(shí)間成本，或者重要機(jī)密文件遭到惡意篡改，但是查詢不到是誰(shuí)做的，給公司帶來(lái)巨大的經(jīng)濟(jì)損失。

難題十：標(biāo)準(zhǔn)化編碼難

圖紙文檔編碼是規(guī)范管理的開(kāi)始。通過(guò)圖文檔編號(hào)讓其更具條理性，可以節(jié)省很多查找文件的時(shí)間。但是企業(yè)傳統(tǒng)的手動(dòng)編碼，很難對(duì)所有圖文檔進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)規(guī)范管理，因?yàn)槲募看髽邮蕉?，比如：不同的合同、表單、產(chǎn)品圖紙、文檔檔案等，常出現(xiàn)編號(hào)重復(fù)或錯(cuò)誤，造成圖文檔錯(cuò)認(rèn)混淆，嚴(yán)重影響工作。

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